Informationshantering har aldrig varit mer efterfrågat

Under 2010 kommer mer än vart annat företag investera i informationshantering. Intresset har under de senaste åren trots lågkonjunktur vuxit kontinuerligt. Vilket är naturligt eftersom informationshantering svarar upp mot många av de affärsutmaningar som företag och organisationer har.

Några av de främsta affärsutmaningar är behovet av att kunna hitta en effektiv i struktur för den information som finns och som genereras av dagens verksamheter. Med tanke på att informationsbehovet dessutom ökar i dagens verksamhet så blir detta en allt mer angelägen fråga för allt större del av verksamheterna. För det är verksamheten och inte IT-avdelningen som driver på behovet av informationshanterings produkter.

Allt fler verksamheter söker en effektiv informationshantering för att kunna säkerställa hög produktivitet. Industriell produktivitet och effektivitet har alltid varit intressant och viktigt för svenska företag, vilket också medfört en hög nivå av IT-budgetar i Sverige i relation till andra länder. De svenska industriella processerna har under lång tid kännetecknats som ledande internationellt ur ett produktivitetsperspektiv, enligt OECD studier. Men när det gäller tjänstebaserade processer har Sverige inte haft samma ledande position.

Med sedan ett par år har prioriteringen av effektiv informationshantering blivit lika intressant som produktionseffektivitet. Exido har undersökt vilka processer som privata företag respektive offentlig verksamhet upplever ha störst besparingspotential. De större privata företagen upplevde att störst besparingspotential fanns inom försäljningsprocesser, kundtjänstprocesser, produktionsprocesser, beslutsprocesser samt inköpsprocesser. I den offentliga sektorn kom ärendehanteringsprocesser främst följt av personalhantering och interna samverkansprocesser. Detta visar på det stora behov marknaden har och att tillväxten lär fortsätta.

Drivkrafter som ökar intresset för informationshantering
Informationshantering är en central del i det lite bredare begreppet Enterprise Content Management (ECM). ECM inkluderar lösningar för att hantera ostrukturerad information genom dess kompletta livscykel. ECM-lösningar kombinerar informationshantering (content) och samarbete (collaboration) på ett integrerat sätt som får människor, processer och information att samverka. Den samverkan lösningarna möjliggör kan öka både effektivitet och ökad kreativitet. Dessutom innebär delaktighet och samverkan ofta att de anställda känner att de kan göra ett fullgott jobb, vilket i sin tur verkar främjande för att personalen ska bli nöjdare.

Behovet av ECM och informationshanteringsprodukter ökar, vilket skapar ett allt större behov av att få hjälp med informationsöversikt och återanvändning i organisationers verksamhetsprocesser. Dessutom introduceras allt fler lagar och regler på nationell och internationellt nivå ställer krav på att organisationers information är spårbar.

En annan drivkraft är att företag önskar digitalisera allt fler aktiviteter och processer och möjliggöra självservice genom portaler som är oberoende av användargränssnitt mot olika interna informationssystem. Branscher som kommit långt inom ECM och också har uppnått många av dess fördelar är rese- och bankbranschen, där antalet rese- och finansiella produkter med tillhörande information och transaktionsmängd ökat dramatiskt men med betydligt mindre personal än tidigare. Detta har kunnat uppnås genom att göra interna verksamhetsprocesser tillgängliga för kunder, som till exempel självservice genom Internetportaler. Samma utveckling sker nu i stor utsträckning i kommuner.

Samverkan utanför organisationen allt viktigare
Behovet av att dela med sig av information och använda informationen både i interna processer och i processer som delas med andra företag eller organisationer ökar. Detta ställer nya krav på access och informationshanteringsstruktur i företag och organisationer. Alltför för få företag har i dag gjort en strukturerad genomgång om hur information används i företaget och i relation till andra samarbetspartners. Detta innebär att företag har dels tagit på sig risker som de inte känner till och dels att man inte sett vilka möjligheter man har till effektivisering genom samverkan med sina partners.

Extern samverkan och informationshantering är ett växande område. I många fall ställer dessa samarbeten nya krav på exempelvis IT-arkitekturen, samarbetsformer och legala krav vilket innebär att externa lösningar, till exempel internetbaserade, blir allt vanligare. Att gå igenom och se hur samarbeten och processer med externa partners ska etableras, fördjupas eller begränsas innebär också en översyn över besparingspotentialer. Ett exempel på en stor besparing som offentlig sektor har genomfört är e-fakturor, vilket varit ett av de EU-prioriterade områdena.

I samband med att kunderna utvärderar olika typer av ECM lösningar är det många som överväger att investera i molntjänster. Cloud computing och IT som tjänst ses som ett intressant alternativ av kunderna, i relation till traditionellt licensierad mjukvara. Detta kan bero på att många processer har behov av att även knyta ihop aktörer och information utanför den egna organisationen med det egna företagets processer. Detta och de nya lösningar som finns inom området talar för en spännande utveckling av ECM området under 2010 och den första delen av detta decennium.

// Niklas Zandelin, VD Exido
niklas.zandelin@exido.se
www.exido.se

Exido is an analysis and business consulting firm. We help our clients to be more competitive and make better business decisions by assisting them with in-depth research, analysis and actionable advice.